Personvernerklæring
Stiftelsen Miljøfyrtårn har plikt til å behandle personopplysninger på en åpen måte (jf. personvernforordningen artikkel 12 og 13). Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om dine rettigheter ved lagring av personopplysninger gjennom et kundeforhold og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning.
Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere vår erklæring. Alle endringer er gjeldene fra de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra den datoen så vel som eksisterende informasjon oppbevart. Vi oppfordrer deg til å se igjennom erklæringen regelmessig. Dersom det blir utført større endringer som vesentlig endrer vår personvernpraksis kan vi også varsle deg på andre måter som f.eks. via e-post, eller på selskapets nettside eller sosiale medier. Vi tilgjengeliggjør ikke tidligere versjoner av våre erklæringer.
Denne erklæringen ble sist oppdatert 27. juni 2023.
Vi er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger og har det øverste ansvaret for å sikre at all behandling og håndtering av personopplysninger skjer i samsvar med gjeldene lovgivning. Vi deler ikke personopplysninger med andre, eller bruker opplysningene til annet formål enn det som er angitt.
Denne Personvernerklæringen gjelder for alle brukere av våre nettsider og tjenester. Vi krever at brukere aksepterer å overholde erklæringen som en del av vår relasjon. Ved å bruke våre nettsider og tjenester, aksepterer du at dine personopplysninger kan behandles i samsvar med denne Personvernerklæringen, herunder overføres til databehandlere og tredjeparter som beskrevet her.
Vi er underlagt norsk lov. Du samtykker i at eventuelle tvister skal behandles av domstol i samsvar med lovene i Norge, med mindre annet følger av preseptoriskℹ️ “Preseptorisk” er et juridisk begrep som refererer til lover og regler som ikke kan fravikes gjennom en avtale mellom parter. Dersom det er en uenighet, skal den avgjøres i retten etter norsk lov, med mindre lokale lover sier noe annet. lokal rett.
Vi lenker til nettsider som er eid og driftet av andre virksomheter. Vi har ikke innsyn i og behandler ikke personopplysninger som legges inn på disse nettstedene, med mindre annet er spesifisert i denne erklæringen. Vi har heller ikke ansvar for verken innhold eller behandling av personopplysninger på andre nettsider.
Vi har alle immaterielle rettigheter til innhold på våre nettsteder, og gjengivelse av innholdet på disse er kun tillatt med skriftlig samtykke fra oss.
Hvem er vi?
Miljøfyrtårn er en sertifiseringsordning for virksomheter som vil dokumentere sin miljøinnsats og vise samfunnsansvar. Stiftelsen Miljøfyrtårn er en nasjonal stiftelse med hovedkontor i Kristiansand og regionskontor i Oslo. Hovedkontorets kontoradresse er Vestre Strandgate 12, 4610 Kristiansand.
Stiftelsen Miljøfyrtårn er behandlingsansvarlig for persondataene som vi samler inn og lagrer i forbindelse med at virksomheter sertifiserer seg.
Miljøfyrtårnportalen – kundens digitale verktøy
Stiftelsen Miljøfyrtårn har sammen med sine samarbeidspartnere utviklet Miljøfyrtårnportalen med tilhørende digitale verktøy, for å hjelpe kunden med å dokumentere oppfyllelse av kriteriene og arbeidet med miljøledelse for å oppnå et Miljøfyrtårn-sertifikat.
Tjenesten vår krever at en ansvarlig kontaktperson må registrere personopplysninger som navn, e-postadresse og telefonnummer for å få tildelt nødvendige brukerrettigheter på vegne av virksomheten. Stiftelsen Miljøfyrtårn har administratortilgang knyttet til rådgiving og teknisk støtte/support. Dette er nødvendig for å kunne følge opp vår avtale med virksomhetene og å kunne yte god rådgivning. Kontaktinfo lagres så lenge det eksisterer et aktivt kundeforhold. Kunden legger selv til nye kontaktpersoner og gir tilganger i det videre arbeidet i Miljøfyrtårnportalen. Disse personopplysningene knyttet til kontaktpersonene overføres vårt CRM-system.
Om våre behandlingsformål
Stiftelsen Miljøfyrtårn benytter personopplysninger som er nødvendige i forbindelse med vår virksomhet som sertifiseringsordning. Formålet med behandlingen er å administrere kundeforhold, sertifisering og stiftelsens relasjon til Miljøfyrtårn-konsulenter og Miljøfyrtårn-sertifisører Personopplysninger behandles også for rekrutteringsformål.
Vi behandler ikke dine personopplysninger for sekundære formål som er uforenlig med det opprinnelige formålet som lå til grunn for at dine personopplysninger ble innhentet. Personopplysningene slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet som de ble samlet inn eller behandlet for.
Når samler vi inn personopplysninger?
- Du har søkt jobb hos oss
- Du har kjøpt en vare/tjeneste
- Du har registrer deg som bruker
- Du har meldt deg på nyhetsbrev
- Du har sendt inn kontaktskjema på nettsidene våre
- Du har bedt om innsyn eller sletting
- Du har bedt om tilbud, veiledning eller sendt en klage
- Arbeidsgiver/virksomhet har registrert deg som bruker med ditt samtykke
- Du har meldt deg på et arrangement, kurs, eller webinar
- Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:
- En klage inneholder opplysninger om deg
- En jobbsøker har oppgitt deg som referanse
- En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
- En ansatt har oppgitt deg som nærmeste pårørende
Dine rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til personvern@miljofyrtarn.no
Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Opplysningene utleveres/overføres på en sikker måte. Med mindre du anmoder om noe annet, skal informasjonen gis i en vanlig elektronisk form og sendes kryptert.
Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger
Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. I noen tilfeller er vi forpliktet til å oppbevare opplysningene i henhold til gjeldende lovgivning eller andre forpliktelser.
Regnskapsloven pålegger oss å lagre transaksjonsdata i 5 år. For å kunne ivareta kunders rettigheter i forbindelse med garanti og reklamasjon i henhold til forbrukerkjøpsloven, kjøpsloven og våre salgsbetingelser, lagrer vi kjøpshistorikk i 5 år.
Les mer om retten til sletting
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning
Protestere mot behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere
Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig. Dersom det er teknisk mulig, kan vi sende disse opplysningene direkte til ny virksomhet. Hvis ikke vil vi sende opplysningene til deg via e-post. Informasjonen gis i en vanlig elektronisk form og sendes kryptert.
Les mer om retten til dataportabilitet
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, ta gjerne kontakt med oss her:
- E-post: personvern@miljofyrtarn.no
- Telefon: +47 38 00 80 60
- Postadresse: Vestre Strandgate 12, 4610 Kristiansand, Norge
Du har også rett til å klage til tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet:
- Web: https://www.datatilsynet.no/
- E-post: postkasse@datatilsynet.no
- Telefon: +47 22 39 69 00
- Postadresse: Postboks 8177 Dep., 0034 Oslo, Norge
Hva registreres når du bruker nettsiden vår?
Påloggingsforsøk
Alle pålogginger i Miljøfyrtårnportalen logges i en egen databasetabell. Hensikten er både å kunne oppdage mislykkede påloggingsforsøk, oppdage og stoppe forsøk på innbrudd og å kunne se når og om en bruker sist logget seg på.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre vår IKT-infrastruktur.
Påloggingstabellen lagrer følgende data:
- Brukernavn
- Dato og tidspunkt for pålogging
- Hvilken url som ble benyttet ved pålogging
- Brukerens IP-adresse
Informasjonskapsler
Vi benytter informasjonskapsler (cookies), dette er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Disse brukes vanligvis til å forbedre din brukeropplevelse og huske hvem du er, slik at du forblir innlogget. Om du ønsker å unngå bruk av informasjonskapsler kan du stille inn din nettleser til å ikke akseptere disse. Se nettleserens hjelpesider for innstillinger. Vær oppmerksom på at dersom du velger å utelukke informasjonskapsler, kan funksjoner på nettsiden slutte å fungere.
Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler (nettvett.no)
Webanalyse
Når du besøker nettsiden vår, bruker vi verktøyet Matomofor å analysere din bruk av nettsiden. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle nettsidene. Eksempler på hva statistikken gir svar på er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
IP-adresser lagres ikke og det er ikke mulig for oss å knytte besøksstatistikk opp mot den enkelte besøkende. Besøksstatistikken er kun tilgjengelig for web-redaksjonen.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår bruk av Matomo ved besøk på vår nettside.
Telefon
Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
E-post
Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. De fleste epost tjenester støtter dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil da være sikret. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS.
Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre vår IKT-infrastruktur.
Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss
Abonnere på nyhetsbrev
Vi sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker. Nyhetsbrevet inneholder informasjon om:
- Nyheter
- Undersøkelser
- Tilbud og kampanjer
- Endringer i programvare
- Nye funksjoner eller vedlikehold
- Aggregerte resultater fra kundeundersøkelsene
- Informasjon om tema tilknyttet sertifiseringen, tilbud om kurs og seminarer
For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev, må du registrere en e-postadresse.
Informasjonen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Du kan enkelt melde deg av ved å trykke på lenken for dette nederst i nyhetsbrevet, eller ved å kontakte oss.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt, er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.
Utfylling av kontaktskjema på Miljøfyrtårn sine nettsider
Ved innsending av kontaktskjema på våre nettsider vil dine personopplysninger, og informasjon du oppgir om din virksomhet, lagres i vårt kommunikasjonsverktøy og CRM-system. Her ber vi om navn, e-postadresse og telefonnummer for å kunne følge opp din henvendelse i henhold til oppgitte preferanser i skjemaet.
Påmelding til arrangement, kurs og webinar
Ved påmelding til arrangementer, kurs, webinar ber vi deg om å oppgi navn, e-post, adresse, telefonnummer, kontaktinformasjon til arbeidsgiver og fakturainformasjon. Disse opplysningene brukes til å behandle bestillingen din, deriblant fakturering, utsendelse av kurspåminnelse og kursmateriell og ved behov for tilretteleggelse ved spesielle behov, som f. eks. matallergier. Opplysninger knyttet til spesielle behov slettes umiddelbart etter at kurset er avholdt.
Personopplysningene blir overført til vårt CRM-system og blir brukt til utsendelse av nyhetsbrev avhengig av de samtykker du har gitt. Opplysningene registreres via verktøy for kundeundersøkelser og overføres til vårt CRM-system. Der behandlingsformålet krever det overføres personopplysningene til ekstern kurs/konferanse -arrangør.
Kursevalueringer sendes ut via IT-verktøy for spørreundersøkelser og vil i enkelte tilfeller gjennomgås med ekstern kursholder. Evalueringene er da anonymisert.
Konsulenter og sertifisører som melder seg på kurs for å kvalifisere seg til miljøfyrtårnkonsulent/miljøfyrtårnsertifisør, blir i tillegg til personopplysninger som over, bedt om dokumentasjon på kvalifikasjoner. Vi lagrer disse personopplysningene så lenge konsulenten/sertifisøren er i en aktiv avtale med Stiftelsen Miljøfyrtårn, og så lenge de er en del av en sertifiseringsprosess hos kunden. Dette fordi Stiftelsen Miljøfyrtårn er ansvarlig for å kvalitetssikre og dokumentere et sertifikat som Miljøfyrtårn-virksomhet.
Spørreundersøkelser
Når vi gjennomfører spørreundersøkelser, informerer vi om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Vi deler ikke kontaktopplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
Anonyme undersøkelser
Dersom undersøkelsen er anonym, vil besvarelsen ikke kunne spores tilbake til respondenten.
Identifiserbare undersøkelser
Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan vi identifisere de som har besvart undersøkelsen. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.
Opplysninger om ansatte og jobbsøkere
Ansatte
Vi behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.
Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer, og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Tilgangen til personalmappene er begrenset til kun de som har behov for å behandle disse opplysningene.
Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.
Jobbsøkere
Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).
Alle stillingssøknader blir journalført. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i 6 måneder(hvis ikke annet er avtalt) før de makuleres. Alle andre dokumenter, slik som søkerlister og innstillinger, samt alle stillingssøknader på ledernivå, bevares.
Miljøfyrtårnkonsulenter og miljøfyrtårnsertifisører
Godkjente miljøfyrtårnkonsulenter er registrert på søkbare lister i Miljøfyrtårnportalen og på våre nettsider. De er registrert med navn, e-post og telefonnummer slik at det er enkelt for våre kunder å finne godkjente konsulenter. Kontaktinformasjon på søkbare lister i portalen blir fjernet når konsulentene ikke lenger har godkjent lisens fra Stiftelsen Miljøfyrtårn.
Stiftelsen Miljøfyrtårn har egen avtale med konsulentene som sikrer at de opererer i tråd med Stiftelsen Miljøfyrtårn sine retningslinjer.
Informasjonssikkerhet og databehandlere
Vi har gode rutiner og omfattende tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til dine personopplysninger, og at behandlingen av data skjer i samsvar med kravene i gjeldende lovgivning. Eksempler på slike tiltak er risikovurderinger, implementering av organisatoriske og fysiske tiltak tilpasset dette, tilgangsstyring og arkiveringsrutiner, samt rutiner for håndtering av data og oppfølging av forespørsler vedrørende retten til innsyn, retting og sletting. Det er implementert rutiner for varsling ihht regelverk ved brudd på datasikkerhet eller mistanke om dette.
Vi kan benytte opplysningene som vi samler om deg når vi har grunn til å tro at det er nødvendig å identifisere, kontakte, eller ta rettslige skritt mot personer eller selskaper som kan skade deg, oss, eller andre. Vi kan også avsløre din informasjon når vi mener loven krever det.
Stiftelsen Miljøfyrtårn er ansvarlig for personopplysninger i egne IT-systemer og har interne rutiner for vedlikehold og sletting av personopplysninger.
Ansatte i Stiftelsen Miljøfyrtårn har taushetsplikt som omfatter alle data relatert til kunden, sertifisører og konsulenter. Vi sikrer dine personopplysninger ved tilgangskontroll knyttet til kundeforholdet.
Stiftelsen Miljøfyrtårn ber aldri om sensitiv persondata i våre systemer. Du som bruker bærer alene ansvar for ikke å legge inn personsensitive data i våre verktøy. Med sensitiv informasjon mener vi opplysninger som kan spores til enkeltmennesker relatert til fagforeningsmedlemskap, helse, etnisitet, seksuelle forhold m.v.
Logging
Vi har alminnelige sikkerhetslogger i fagsystemene, og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilsynets IKT-infrastruktur.
Bruk av databehandlere
Stiftelsen Miljøfyrtårn har flere underleverandører som leverer tjenester knyttet til videreutvikling, drift og sikkerhet av våre digitale verktøy. Disse er underlagt strenge regler for datasikkerhet og personvern gjennom databehandleravtaler.
Stiftelsen Miljøfyrtårn benytter seg av egne underleverandører når det gjelder tjenester knyttet til:
- Drift, lagring og sikkerhetskopiering av Miljøfyrtårnportalen, filserveren og e-post serveren og Stiftelsen Miljøfyrtårn sine administrative brukertilganger.
- Utvikling, vedlikehold og testing i Miljøfyrtårnportalen, samt funksjonen for å gi tilganger til eksterne og interne kontakter i Miljøfyrtårnportalen.
- Vårt CRM- og ERP-system og synkronisering av data fra Miljøfyrtårnportalen til de ulike applikasjonene. Slik overføring av personopplysninger mellom systemer er nødvendig for å kunne tilby tjenester i forhold til våre avtaler med kundene.
- Drift og videreutvikling av Stiftelsen Miljøfyrtårn sine nettsider, og ansvar for overføring av data mellom Miljøfyrtårnportalen og Stiftelsen Miljøfyrtårn sin nettside.
- Produksjon og forsendelse av Miljøfyrtårn-diplomene og oppbevaring av pdf-signaturer for forhåndsprint på diplomer.
- Eget e-postutsendelsesverktøy for utsendelser av markedskampanjer og nyhetsbrev.
- Eget IT- verktøy som brukes til ulike påmeldinger, kundeundersøkelser og evalueringer.
- Gjennomføring av kurs for kunder, miljøfyrtårnkoordinatorer, sertifisører, konsulenter og andre relevante tema for Miljøfyrtårnordningen.
Stiftelsen Miljøfyrtårn vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre ut over det som nevnt over med mindre vi er rettslig forpliktet til det, eller det er innhentet samtykke til det i forkant.
Ønsker du innsyn i våre underdatabehandlere send oss en henvendelse personvern@miljofyrtarn.no
Overføringer av personopplysninger utenfor EU/EØS
For kursdeltagere benytter vi tjeneste fra applikasjon tilhørende USA, i denne sammenheng vil vi overføre følgende opplysninger: navn, e-postadresse og telefonnummer, samt deltakelse på kurs og resultater fra gjennomførte tester. Denne informasjonen blir behandlet i California, USA. Vi har en databehandleravtale samt det er etablert tekniske og organisatoriske tiltak som kreves for databeskyttelse. Det benyttes også EUs standard kontraktsbestemmelser som oppfyller de relevante kravene i europeisk lov. Leverandøren har ikke tillatelse til å bruke personopplysningene for egne eller tredjeparts behandlingsformål.
Kontakt oss
T: 38 00 80 60
E: post@miljofyrtarn.no
Man - fre: 09.00-15.00
