Vilkår for bruk av Miljøfyrtårnportalen og for Miljøfyrtårn-sertifisert virksomhet

Denne avtalen regulerer bruken av Miljøfyrtårn-ordningen og forpliktelsene til partene. Avtalen trer i kraft fra det tidspunkt den godtas i Miljøfyrtårnportalen av representant fra virksomheten

Om Miljøfyrtårn

Miljøfyrtårn er en sertifiseringsordning på miljøledelse. Et gyldig sertifikat på at virksomheten oppfyller Miljøfyrtårn-standarden er et anerkjent bevis på at sertifikatholder oppfyller en rekke kriterier for målrettet og kontinuerlig arbeid på klima og miljø. En sertifisert virksomhet oppfyller kriterier tilpasset egen drift og bransje, og gjennomfører tiltak for en mer miljøvennlig drift og bærekraftige verdikjeder samt et godt arbeidsmiljø. Et Miljøfyrtårn-sertifikat tildeles etter en uavhengig vurdering av en sertifisør. Hvert tredje år blir virksomheten resertifisert.

Stiftelsen Miljøfyrtårn har ansvar for å kvalitetssikre ordningen, herunder sertifiseringskriteriene og hjelpemidler. Stiftelsen Miljøfyrtårn utvikler og drifter Miljøfyrtårnportalen, som er virksomhetens digitale verktøy for å dokumentere sitt miljøarbeid og styre miljøarbeidet.

Stiftelsen Miljøfyrtårn kvalifiserer og kvalitetssikrer også uavhengige konsulenter som får tilgang til å rådgi virksomheter frem mot sertifisering. Miljøfyrtårn har imidlertid ingen påvirkning på vurderinger og kontroll som utøves av sertifisørene.

Stiftelsen Miljøfyrtårn sine forpliktelser og rettigheter:

Stiftelsen Miljøfyrtårn skal sørge for oppdaterte kriterier i henhold til vesentlige miljøaspekter i den enkelte bransje.
Stiftelsen Miljøfyrtårn plikter å informere om faglige oppdateringer, kurs og aktuelle arrangement mm. Informasjonen publiseres i Stiftelsen Miljøfyrtårns egne kommunikasjonskanaler.
Stiftelsen Miljøfyrtårn sender påminnelser knyttet til sertifiseringsforløp.
Stiftelsen Miljøfyrtårn skal drifte og videreutvikledigitale verktøy i Miljøfyrtårnportalen (for
miljøkartlegging, kriteriesett, og styringsverktøy osv).
Stiftelsen Miljøfyrtårn har ansvar for driften av Miljøfyrtårnportalen og har databehandleravtaler med våre underleverandører. I avtalene ivaretas gjeldende krav til personsikkerhet og informasjonssikkerhet.
Stiftelsen Miljøfyrtårn skal sikre at data er forsvarlig lagret, og at sikkerhetskopier tas løpende.

Virksomheten sine forpliktelser og rettigheter:

Virksomhet er kjent med og aksepterer at Stiftelsen Miljøfyrtårn sender faktura for etableringskostnad ved formell oppstart av sertifiseringsprosessen. Dette skjer ved opprettelse av miljøkartleggingsskjemaet. Etableringskostnaden skal betales av virksomheten innen den frist som framgår av utsendelsen. Dette gjelder selv om sertifiseringsprosessen ikke er ferdig. Deretter vil serviceavgift faktureres årlig. Gjeldende priser er publisert på www.miljofyrtarn.no.
Virksomhet er kjent med og aksepterer at miljøkartleggingen har varighet på ett år. Dersom ikke miljøkartleggingen ferdigstilles innen fristen, må utfyllingen startes på nytt. Dette for å sikre at virksomheten sertifiseres etter oppdaterte sertifiseringskriterier. Egne regler gjelder for virksomheter som benytter hovedkontormodellen.
Virksomhet er kjent med og aksepterer at opplysninger om virksomheten og kontaktpersoner vil bli overført til sertifiseringsorganet.
Virksomheten plikter å legge frem alle vesentlige aktiviteter som grunnlag for rett valg av bransjekriteriesett.
Virksomheten forplikter seg til å holde kontakt- og fakturainformasjon i Miljøfyrtårnportalen oppdatert.
Virksomheten skal til enhver tid ha utpekt en miljøfyrtårnansvarlig så lenge virksomheten er i et aktivt kundeforhold.
Virksomheten eier sine egne tall og data og har ansvar for dokumenter som lastes opp i
Miljøfyrtårnportalen. Registrering av dokumenter eller kommentarer av sensitiv karakter skjer på virksomhetens eget ansvar.
Virksomheten skal årlig innen 1. april fylle inn sine miljødata i innrapporteringsskjemaet for
foregående år i Miljøfyrtårnportalen. Miljødata skal offentliggjøres via klima- og
miljørapporten. Unntak fra dette er sensitive data. Stiftelsen Miljøfyrtårn har rett til å bruke
data fra klima- og miljørapporten i generelle aggregerte statistikker.
Virksomheter må til enhver tid ha registrert en representant fra ledelsen i Miljøfyrtårnportalen. Det er ledelsens ansvar å sikre at virksomheten er klar for sertifisering.
Virksomheten er gjort kjent med at det kun er ledelsen som har anledning til å levere dokumentasjon på at kriteriene er oppfylt, ved å sende ferdig utfylt miljøkartlegging til sertifisør.
Virksomheten kan gi og fjerne tilgang til konsulent og sertifisør i Miljøfyrtårnportalen.
Virksomheten er kjent med at kriterier oppdateres jevnlig, og at resertifisering skjer etter de til enhver tid gjeldende kriterier.
Virksomheten er ansvarlig å melde fra til Stiftelsen Miljøfyrtårn om endringer som kan ha betydning for sertifikatet. Forhold som fusjon, flytting og utvidelse nevnes spesielt.
Virksomheten plikter å varsle Stiftelsen Miljøfyrtårn ved alvorlige avvik fra
sertifiseringskriterier eller fra offentlig tilsynsmyndighet, lovbrudd, politianmeldelse e.l. som
er relatert til arbeidsmiljø og/eller ytre miljø.
Virksomheten er kjent med at en eventuell konsulent ikke er ansatt av Stiftelsen Miljøfyrtårn,
og at stiftelsen ikke har erstatningsansvar for det arbeidet som er utført av konsulenten.
Virksomheten plikter å holde seg oppdatert på regler og forutsetninger som gjelder i
Miljøfyrtårn-ordningen, herunder sertifiseringsprosess, profilering og logobruk,
klagehåndtering og systemregler. Disse står beskrevet på miljofyrtarn.no og i Stiftelsen
Miljøfyrtårn sine systemregler. Du finner systemregler på www.miljofyrtarn.no, under
sertifiseringskriterier.
Virksomheten er kjent med at utmelding fra Miljøfyrtårn-ordningen må være skriftlig og meldes fra innen 31.12 dersom virksomheten ikke skal faktureres årlig serviceavgift for påfølgende år. Utmelding sendes til post@miljofyrtarn.no.
Utslippsfaktorene er eksklusiv kjøpt inn av Stiftelsen Miljøfyrtårn til bruk i Miljøfyrtårnportalen. De er synliggjort i portalen med tanke på transparens. Det er ikke tillatt å benytte og/eller dele utslippsfaktorene til beregning av utslipp i andre systemer eller klimaregnskapsløsninger enn Miljøfyrtårnportalen.

Sertifisering

Virksomheten er kjent med og aksepterer at sertifiseringsprosessen avbrytes dersom
virksomheten ikke har ferdigstilt sertifiseringen innen 3 år fra formell oppstart. Dersom
denne tidsbegrensningen overtredes, vil virksomheten måtte betale ny etableringskostnad.
Virksomheten er innforstått med at kostnader knyttet til sertifisering bekostes av
virksomheten og at man får en egen faktura for selve sertifiseringen.
Sertifikatets varighet er normalt tre år. For å opprettholde gyldig sertifikat må virksomheten
gjennomføre en resertifisering innen sertifikatets utløp.
Virksomhetens skal ha et årlig møte med sertifisør i årene det ikke er formelt
sertifiseringsmøte.
Virksomheten er kjent med at sertifisør ikke er ansatt av Stiftelsen Miljøfyrtårn, og at
stiftelsen Miljøfyrtårn ikke har erstatningsansvar for det arbeidet som utføres av sertifisør.
Virksomheten er innforstått med at dersom Stiftelsen Miljøfyrtårn får kjennskap til alvorlige avvik relatert til kriteriene så kan sertifikatet inndras

Avtalevilkår som gjelder spesielt for virksomheter som benytter hovedkontoravtalen:

Virksomheten er innforstått med at hovedkontormodellen forutsetter en funksjon ved hovedkontoret som koordinerer arbeidet og som har ansvaret for oppfyllelse av kriterier på vegne av hele organisasjonen.
Virksomhetens hovedkontor er innforstått med at ansvar for oppfyllelse av enkelte
av kriteriene for sertifisering skal oppfylles av hovedkontoret på vegne av de
underliggende enhetene.
Virksomheten er ansvarlig for alle brukere som opprettes under virksomhetens
område i Miljøfyrtårnportalen, og kan selv fjerne tilganger som ikke lenger er
hensiktsmessige.
Ved vesentlige endringer i organisasjonen som kan påvirke sertifiseringsstatusen, er
det virksomheten sitt ansvar å gi beskjed til Stiftelsen Miljøfyrtårn for eventuelt å
reforhandle avtalen. Forhold som fusjon, flytting og utvidelse/ reduksjon i antall
underliggende enheter som omfattes av avtalen nevnes spesielt.
Miljøfyrtårn er en sertifiseringsordning til bruk på virksomhetsnivå/enhetsnivå. I
større organisasjoner vil man ikke ha innført effektiv miljøledelse før hele
organisasjonen/konsernet er sertifisert etter relevante bransjekriterier som dekker
de vesentlige miljøaspektene ved hver enkelt underliggende virksomhet. For at
dette skal være etterprøvbart og transparent utstedes eget sertifikat for hver
sertifisert underliggende enhet.
Virksomheten er kjent med og aksepterer at det kan bli aktuelt å inndra Miljøfyrtårnsertifikat
om de kriterier virksomheten er sertifisert etter ikke er oppfylt, eller om man på andre måter
bryter de regler som gjelder. Dette kan gjelde en enkelt enhet, deler av – eller konsernet som
helhet, alt etter type mislighold.
For virksomheter/kommuner/fylkeskommuner som benytter hovedkontormodellen for
sertifisering gjelder egne avtalevilkår. Disse er beskrevet i egen avtale som signeres før
oppstart av sertifiseringsprosessen.

Stiftelsen Miljøfyrtårn sin behandling av personopplysninger

Stiftelsen Miljøfyrtårn er behandlingsansvarlig for persondataene som vi samler inn og lagrer i
forbindelse med at virksomheter sertifiserer seg.

Stiftelsen Miljøfyrtårn tar sikkerhet for persondata
på alvor og har rutiner og systemer som sørger for at vi oppfyller kravene etter General Data
Protection Regulation (GDPR).

Stiftelsen Miljøfyrtårn oppfordrer interessenter til å administrere personopplysninger selv ved å
logge på Miljøfyrtårnportalen. Hvilke persondata vi oppbevarer og hvordan disse behandles er
beskrevet i personvernerklæringen https://www.miljofyrtarn.no/retningslinjer-for-personvern/

Virksomheten er kjent med og aksepterer at Stiftelsen Miljøfyrtårn har administratortilgang til å lese virksomheten sin informasjon i Miljøfyrtårnportalen.
Virksomheten er kjent med og aksepterer at sertifiseringsorgan har lesetilgang til virksomheten sin informasjon i Miljøfyrtårnportalen.
Stiftelsen Miljøfyrtårn overfører virksomhetsdata fra Miljøfyrtårnportalen til andre
testmiljøer i forbindelse med utvikling, test av løsningen og kvalitetssikring. Persondata
anonymiseres i testmiljøene.
Ansatte i Stiftelsen Miljøfyrtårn og sertifiseringsorganet er underlagt taushetserklæring om
sensitiv data og informasjon de får innsyn i som omhandler virksomheter som er registrert i Miljøfyrtårnportalen, og deres ansatte.