Informasjon under koronasituasjonen

Her samler vi alt av informasjon knyttet til koronasituasjonen som kan påvirke våre kunder og partnere. Alle endringer som er relevant for Miljøfyrtårn-virksomheter, konsulenter og sertifisører finner du i menyene under.

Forøvrig driver Miljøfyrtårn som normalt og du kan kontakte oss både på telefon og epost. Behandling av enkelte saker kan ta noe lenger tid, men vi forsøker å svare så fort vi har anledning.

Alt av kurs som er planlagt frem til sommeren kommer til å være nettbaserte. Nærmere informasjon vil bli sendt ut på e-post til alle deltakere.


For virksomheter

Levering av klima- og miljørapport

Miljøfyrtårn har full forståelse for at mange har utfordringer med å få levert klima- og miljørapporten innen fristen som er 1. april. 

Vi utsetter derfor fristen for levering til 1. mai, men oppfordrer de som kan, til å levere rapporten før.

Relevante verktøy og veiledere til klima- og miljørapporten finner du på vår nettside.

Møter med konsulent

Vi oppfordrer alle til å vurdere digital rådgivning fremfor fysiske møter i tiden fremover. Erfaringer fra de siste årene viser at det kan fungere vel så bra så sant det legges til rette for det.

Snakk med deres konsulent for å avtale nærmere hva og hvordan dere kan gjøre det.

Sertifisering og resertifisering

For å unngå reise- og møtevirksomhet, åpner vi opp for muligheten til å holde sertifiseringsmøter via nett fremover. 

Alle virksomheter kan sertifiseres/resertifiseres per videokonferanse eller telefonkonferanse, selv om intervjuobjektet ikke har mulighet til å være på lokasjon. Da blir det altså ikke befaring via webkamera.

Virksomheten må legge til rette for at andre enn daglig leder/miljøfyrtårnansvarlig blir intervjuet av sertifisør. Sertifisør indikerer på forhånd via e-post hvilke personer han/hun vil snakke med, og samtalen gjennomføres per web eller telefon.

Dersom det er kriterier som ikke kan kontrolleres fordi sertifisering foretas på web, vil dette bli notert ned, og kontrollert i ettertid når situasjonen er normal igjen. eventuelle avvik som da måtte bli oppdaget, skal lukkes.

Deres sertifisør vil forklare mer detaljert hvordan møtet vil gjennomføres.

Dersom dere ikke rekker å resertifiseres før sertifikatet deres utløper, kan dere sende oss en e-post, så kan vi være behjelpelig med å gi en midlertidig utsettelse.

Diplomer og utdeling av diplomer

Utsending av diplomer skal gå som normalt, men små forsinkelser kan selvsagt oppstå.

Felles diplomutdelinger vil ikke gjennomføres før det blir gitt klarsignal om at det er trygt.

Faktura

I henhold til ordinær rutine sendes faktura for Miljøfyrtårns årlige serviceavgift ut i mars. Vi er klar over at fakturaen kommer på et krevende tidspunkt for en del Miljøfyrtårn-sertifiserte virksomheter. Miljøansvar vil være viktig også etter korona-krisen og et Miljøfyrtårn-sertifikat vil være et konkurransefortrinn inn i fremtiden. Derfor er vi glade for at den såkalte «kontantstøtten», altså kompensasjonsordningen som nå er vedtatt i Stortinget, vil kunne bidra til at norske virksomheter kan opprettholde sitt Miljøfyrtårn-arbeid. Serviceavgiften fra Miljøfyrtårn vil etter all sannsynlighet kunne betraktes som en «uunngåelig kostnad» under konto 7490 (kontingenter) og dermed bli refundert. Gi oss beskjed dersom dere likevel ønsker betalingsutsettelse.


For konsulenter

Gjennomføring av møter med virksomhet

Vi oppfordrer til at konsulenter vurderer digital rådgivning til virksomhetene i tiden fremover. Erfaringene fra de siste årene viser at det kan fungere veldig bra så sant det legges til rette for det. Det finnes flere gode og rimelige verktøy for digitale møter. Kontakt oss hvis du ønsker tips til hvordan du kan legge til rette for dette. 

Kunde ønsker utsette prosessen

Hvis dette er en førstegangs sertifisering, så kan det være en god løsning for noen. Men vi anbefaler at du avtaler et konkret oppfølgingspunkt slik at prosessen ikke blir stående på vent.

Hvis dette er en re-sertifisering, så er det viktig å avklare med virksomheten, hvordan de tenker rundt en utsettelse. Hvor lange utsettelse trenger de ? Hvor langt har de kommet i forberedelsene ? Er det arbeid som kan gjøres i denne perioden?

For både eksisterende og nye kunder så anbefaler vi at dere forsøker å se på om deler av arbeidet kan fortsette i tiden fremover, slik at dere ikke mister helt kontakten med virksomhetene.

Digital oppdateringskurs for konsulenter

Selv om enkelte prosjekter stopper opp noen, forventes det at du som konsulent gjennomfører det planlagte digitale oppdateringskurset for konsulenter.

Hvordan kan vi drive rådgivning digitalt?

Miljøfyrtårn vil forsøke å utvikle noen enkle verktøy som konsulenter kan bruke når de skal jobbe mer digitalt. Vi vil jobbe med dette i dagene fremover.

Kurs

For de som skal delta på kurs frem til juni (konsulentkurs, internkonsulentkurs, hovedkontormodellen, repetisjonskurs), så vil disse foregå som videokonferanse. For de som allerede er påmeldt, vil detaljer og endringer sendes ut til hver enkelt på e-post.


For sertifisører

Gjennomføring av sertifiseringsmøter

Grunnet korona-situasjon anbefales det nå at alle sertifiseringsmøter foretas på videokonferanse eller telefonkonferanse.
Dette gjelder også der alle eller nesten alle ansatte jobber hjemmefra, og der lokasjonen er stengt pga smittefare eller annet.

For å hindre at oppdrag hoper seg opp etter at krisen er over, og at det dermed blir forsinkelser, gjøres derfor følgende:

  1. Alle virksomheter kan sertifiseres/resertifiseres per videokonferanse eller telefonkonferanse selv om intervjuobjektet ikke har mulighet til å være på lokasjon. Da blir det altså ikke befaring via webkamera.

  2. Virksomheten må legge til rette for at andre enn daglig leder/miljøfyrtårnansvarlig blir intervjuet av sertifisør. Sertifisør indikerer på forhånd via e-post hvilke personer han/hun vil snakke med, og samtalen gjennomføres per web eller telefon.

  3. Sertifisør skriver i sertifisørs rapport virksomheten er godkjent per web og uten noen type befaring av lokasjon.

  4. Du godkjenner virksomheten ut ifra det du kan kontrollere i nåværende situasjon. All dokumentasjon skal selvsagt være på plass. Dersom det er avvik, setter du avvik.

  5. Dersom det er kriterier som ikke kan kontrolleres fordi sertifisering foretas på web, noterer du dette på kriteriet. Ikke sett «ikke godkjent».

  6. Når situasjonen er normal igjen, besøker du virksomheten. Eventuelle avvik som da måtte bli oppdaget, skal lukkes. Miljøfyrtårn kommer tilbake med en praktisk løsning for hvordan dette registreres og behandles.

  7. Du er som sertifisør ansvarlig for å holde oversikt over hvilke sertifiseringer og resertifiseringer du har foretatt i perioden. Du har ansvar for å besøke virksomheten i etterkant.

  8. Fakturering av virksomheten foretas som vanlig. Det vil bli omtrentlig lik timebruk som vanlig, men fordelt over tid ettersom møtet foretas nå, og befaring i etterkant.

Dersom nøkkelpersoner, slik som for eksempel miljøfyrtårnansvarlig, ikke er tilgjengelig grunnet sykdom eller annet, utsettes sertifiseringsmøtet. Søk hvis nødvendig om utsatt frist via e-post. Virksomheten kan gjøre dette selv, eller du som sertifisør kan gjøre det. Rett henvendelsen til post@miljofyrtarn.no

Denne ordningen gjelder inntil nye retningslinjer fra Miljøfyrtårn foreligger.