Sett av 30 minutter til digital opprydding

Miljøfyrtårn oppfordrer virksomheter over hele landet til å sette av en halvtime til å rydde i gamle e-poster, dokumenter, bilder, videoer og annet digitalt innhold de ikke lenger trenger.

Vi rydder i skap, boder og kontorskuffer, men det digitale rotet får ofte bli liggende. Gamle dokumentversjoner, store vedlegg, Teams-opptak og flere kopier av samme fil hoper seg opp fordi det er enklere å lagre enn å slette.

Det digitale er heller ikke vektløst. Data må lagres, sikres, overføres og behandles. Bak tjenestene vi bruker, står servere og datasentre som krever fysisk infrastruktur og energi.

For virksomheter handler digital opprydding også om bedre oversikt. Når unødvendige filer fjernes, kan det bli enklere å finne riktig informasjon, få kontroll på dataveksten og unngå å oppbevare personopplysninger lenger enn nødvendig.

– God miljøledelse handler også om å ha kontroll på ressursbruken vi ikke ser til daglig. Slettedagen er en enkel anledning til å rydde og samtidig diskutere hvilke rutiner virksomheten bør ha for digital lagring fremover, sier Knut Bjørgen, leder for marked i Stiftelsen Miljøfyrtårn.

Her kan dere begynne:

E-post

Tøm mapper som «Slettede elementer», «Kladd» og «Søppelpost». Sorter innboksen etter størrelse og vurder om e-postene med de største vedleggene fortsatt må beholdes. Det kan også være en god anledning til å avslutte abonnementer på nyhetsbrev dere ikke leser.

Fellesområder og skylagring

Ta ansvar for områdene dere bruker mest. Arkiver det som skal beholdes, slett utdaterte dokumenter og rydd i gamle mapper, opptak og filer.

PC og telefon

Gå gjennom nedlastingsmappen og andre lokalt lagrede filer. Fjern programmer og apper dere ikke bruker, og slå av unødvendige varsler.

Innfør noen bedre vaner

Den viktigste effekten kommer hvis oppryddingen fortsetter etter Slettedagen:

• Spør om en fil faktisk må lagres.
• Oppbevar én felles versjon fremfor flere lokale kopier.
• Send lenker til dokumenter og presentasjoner i stedet for vedlegg.
• Tilpass størrelsen og oppløsningen på bilder og filer til det de skal brukes til.
• Lag tydelige rutiner for hva som skal arkiveres, slettes og følges opp.

Slettedagen handler ikke om å slette mest mulig. Behold dokumenter og innhold som fortsatt har verdi, og ta hensyn til arkivkrav, dokumentasjonsplikter og virksomhetens egne rutiner.

Registrer resultatet på slettedagen.no, og utfordre gjerne andre virksomheter til å gjøre det samme.

Slettedagen er et samarbeid mellom Fundraising Norge, Strex, Dialog Norge, Dekode, Eivind Skogen og Stiftelsen Miljøfyrtårn.