Oppstart av Miljøgruppe

Når en virksomhet beslutter at de vil bli Miljøfyrtårn-sertifisert, oppretter ledelsen en Miljøgruppe (normalt 5-6 personer). En ekstern konsulent inngår i miljøgruppen som rådgiver og prosessleder. Konsulenten skal være godkjent av Stiftelsen Miljøfyrtårn, og ligger på listen over konsulenter/internkonsulenter på www.miljofyrtarn.no. Konsulenten er normalt miljøgruppens sekretær. Det er helt avgjørende at ledelsen deltar i miljøgruppa. Teknisk kyndig personell og vernepersonell er andre ressurser det er klokt å ha med i gruppa. Spesielt miljøinteresserte medarbeidere er viktige å ta med.

Aktuelle tema

Miljøgruppen blir i første omgang enige om hvilke tema som er mest aktuelle for miljøanalysen. Disse temaene inngår i bransjekravene og skal vurderes:
 

• Internkontroll HMS
• Arbeidsmiljø
• Innkjøp og materialbruk
• Avfall
• Energi
• Transport
• Utslipp til luft
• Utslipp til vann
• Estetikk

Kartlegging og problemløsning

Konsulenten gir virksomheten i oppgave å fremskaffe data fra arbeidsmøte til arbeidsmøte. Dette kan være oversikt over hvilke kjemikalier som brukes, hvor stort strømforbruket eller oljeforbruket er o.l. På hvert arbeidsmøte tas det opp et nytt tema, der deltakerne finner praktiske måter å løse utfordringer på, f.eks. hvordan spesialavfall kan oppbevares på en forsvarlig måte.

Konsulenten skal ikke gi alle de gode løsningene til virksomheten. Virksomhetens folk er selv de største eksperter på sin virksomhet. I fellesskap skal arbeidsgruppa finne gode løsninger. Konsulenten bidrar med ideer og kunnskaper om miljøtema. Konsulenten sørger for at referater blir skrevet etter det enkelte møte og han skriver en avsluttende konsulentrapport.

HMS

Miljøfyrtårn bygger på HMS. Det bør derfor først klargjøres om virksomheten har et etablert og fungerende HMS-system. Dersom virksomheten ikke har et etablert og fungerende HMS-system må dette etableres før arbeidet med miljøanalysen kan fortsette.

Bransjekrav

Det er utviklet et Krav til alle bransjer som gjelder alle virksomheter. For den enkelte bransje er det utviklet egne tilleggskrav. Bransjekravene skal tilfredstilles før sertifisering. På denne måten krever Miljøfyrtårn miljøhandling før en virksomhet blir sertifisert.

Dokumentasjon

Miljøfyrtårn bygger på HMS. Nødvendige rutiner for å tilfredsstille bransjekravene over tid skal etableres og dokumenteres. Det vil som regel være hensiktsmessig å gjøre dette som en påbygging av bedriftens HMS. På denne måten krever Miljøfyrtårn innføring av tilpasset miljøledelse før en virksomhet blir sertifisert.

Alle ansatte skal ta del

Det må legges vekt på forankring av arbeidet og god informasjonsflyt internt i virksomheten. Dette gjelder ved prosjektstart, underveis, når analysearbeidet er ferdig, og ikke minst i det videre miljøarbeidet. Alle ansatte må kjenne til arbeidet og skal motiveres til å delta.

Miljøanalysens varighet

Miljøanalyseperioden varer normalt 3-6 måneder. Det bør minimum være to-tre møter i hver virksomhet.

Enkelte konsulenter velger å gjennomføre miljøanalysen som en koordinert prosess i flere virksomheter parallelt. Det skal da gjennomføres tematiske samlinger, og konsulent/ internkonsulent skal som et minimum gjennomføre et møte og nødvendige befaringer i hver av de deltakende virksomhetene.

Konsulenten skal også være behjelpelig med å veilede virksomheten i å fylle ut miljørapporten for inneværende år – selv om de ikke har alle tall tilgjengelig.

Konsulentveileder

Avsluttende konsulentrapport

Etter gjennomført miljøanalyse skal konsulenten skrive en avsluttende konsulentrapport. Denne skal beskrive status ved oppstart, selve prosessen, tiltak som er gjort og tiltak som forutsettes gjort før bedriften er klar for sertifisering. Etter avsluttet arbeid laster konsulenten opp konsulentrapporten på ”Min side” i Miljøfyrtårnportalen.

Konsulentrapportmal

Sertifisering

Etter gjennomført miljøanalyse, og når virksomheten har gjennomført de tiltak som skal gjennomføres for å tilfredsstille bransjekravene, er den klar for sertifisering. Det er kommunen som er ansvarlig for sertifisering. Konsulenten skal i forbindelse med avslutning av sitt arbeid og fremsending av konsulentrapporten forsikre seg om at kommunen følger opp sertifiseringen. Konsulenten må gi sertifisøren tilgang til virksomhetens side i Miljøfyrtårnportalen, slik at konsulentrapporten, miljørapporten og annen dokumentasjon kan leses direkte av sertifisøren. Kommunens sertifisør kontakter bedriften og avtaler sertifiseringsmøte.
 

• Miljøfyrtårn er en sertifiseringsordning til bruk på virksomhetsnivå.
• Som et prinsipp skal hele virksomheter sertifiseres etter relevante bransjekrav.
• I større virksomheter med selvstendige driftsenheter utstedes normalt ett sertifikat pr driftsenhet. I tilfeller hvor en virksomhet har driftsenheter lokalisert i flere kommuner, skal det som et prinsipp utstedes ett sertifikat pr enhet.

Etter forhåndsavtale med Stiftelsen Miljøfyrtårn kan dette prinsipp unntaksvis fravikes. Dersom deler av en virksomhet ikke inngår i sertifiseringen skal dette fremkomme på sertifikatet. Alle slike avklaringer skal dokumenteres skriftlig.

Både konsulent og ikke minst sertifisør har et selvstendig ansvar for å veilede/kontrollere virksomheter slik at disse prinsipper blir ivaretatt.

Miljøarbeidet etter sertifisering

Etter sertifisering skal virksomheten årlig fremme en miljørapport som inneholder neste års miljøhandlingsplan. Rapporten skal fremmes til kommunen innen 1 april.
Ett eksempel, Miljørapporten for 2009 fremmes til kommunen innen 1 april 2010. Miljøhandlingsplanen for 2010 skal vedlegges.

Konsulenten skal i forbindelse med sitt arbeid i virksomheten påse at miljøgruppen etablerer rutiner for registrering, utfylling og fremsending av den årlige miljørapporten. Miljøgruppen skal også utvikle og forankre en handlingsplan for det videre miljøarbeidet (gjeldende for neste år).
Rapporten for inneværende år skal også fylles ut, denne og handlingsplanen for neste år bør vedlegges konsulentens avsluttende rapport.

Miljøhandlingsplanen rulleres årlig i normalt i forbindelse med virksomhetens budsjettarbeider. I miljøhandlingsplanen settes opp de miljøtiltak som er planlagt gjennomført neste år. Det er selvsagt at virksomheten i perioden etter sertifisering skal strekke seg lenger enn bransjekravene. Dette skal avspeiles i handlingsplanen som innrettes mot nye tiltak utover bransjekravene og når disse er planlagt gjennomført. Ytterligere miljøforbedringer skal være et element i sertifisørens vurdering ved resertifisering.

Den sertifiserte virksomheten kan med fordel vurderes om den kan ha nytte av årlig oppfølging fra konsulent eller bransjeekspert i forbindelse med rullering av miljøhandlingsplanen og fremsending av den årlige miljørapporten.

Resertifisering

Alle sertifiserte virksomheter skal resertifiseres hvert tredje år. Resertifisering skjer etter de til enhver tid gjeldende bransjekrav.

Hvem kan være konsulent ?

Den viktigste aktøren for å lede miljøanalyser er private Miljøfyrtårn-konsulenter. Forutsetningen for at en privat konsulent kan arbeide innenfor rammen av Miljøfyrtårn®, og lede miljøanalyse i en virksomhet, er at konsulenten er godkjent og at han/hun har kursbevis fra Stiftelsen Miljøfyrtårn.

Større organisasjoner har som regel god miljøfaglig kompetanse. Disse organisasjoner har anledning til å bruke egne ressurser (en internkonsulent) til å lede miljøanalysen i sine enkelte virksomheter.

For eksempel kan en kommunal miljøvernleder være internkonsulent og lede miljøanalysearbeidet for et sykehjem eller en barnehage osv. innenfor sin kommune.
På samme måten kan en miljøansvarlig hos Rema 1000 være internkonsulent for de Rema dagligvarebutikker som inngår i hans/hennes organisasjon osv.

Internkonsulenten kan altså bare arbeide innenfor egen organisasjon.
Er det tvil om hvem som kan defineres som internkonsulent, ta kontakt med Stiftelsen Miljøfyrtårn!
Forutsetningen for at en internkonsulent kan arbeide innenfor rammen av Miljøfyrtårn®, og lede miljøanalyse i en virksomhet, er at internkonsulenten er godkjent og at han/hun har kursbevis fra Stiftelsen Miljøfyrtårn.

Det stilles følgende faglige minimumskrav til konsulenten eller internkonsulenten:
 

• Konsulentens/internkonsulentens godkjenning er personlig.
• Konsulenten/internkonsulenten vil bli fratatt sin godkjenning dersom hun/han ikke har gjennomført minimum 1 miljøanalyse de siste 2 år . Oppfriskningskurs er da nødvendig for fortsatt å kunne tilby miljøanalyse til virksomheter.

Ajour liste over godkjente konsulenter og internkonsulenter finner du her.

Konsulentens / internkonsulentens forhold til kommunen som sertifiseringsmyndighet

Konsulenten eller internkonsulenten skal før hun/han inngår avtale om å gjennomføre en miljøanalyse ha et avklart forhold til den kommunen hvor virksomheten hører hjemme. Det er kommunen som skal sertifisere virksomheten. En god dialog med kommunen før prosessen i virksomheten starter er derfor avgjørende for at kommunen skal være klar til å sertifisere. Kommunen må kjøpe lisens før virksomheter i kommunen kan sertifiseres.

Dersom ikke konsulenten / internkonsulenten har gjort disse nødvendige avklaringer før inngåelse av kontrakt vil han/hun risikere å sette både Miljøfyrtårn-ordningen, kommunen og ikke minst seg selv og egen organisasjon i forlegenhet ved at virksomheten ikke blir sertifisert.

Dersom en kommune enda ikke har tatt en beslutning om bruk av Miljøfyrtårn som miljø- og næringspolitisk virkemiddel bør Stiftelsen Miljøfyrtårn involveres. Stiftelsen vil i samarbeid med konsulenten gjøre nødvendige fremstøt og søke å få den aktuelle kommunen med i ordningen.