Fremgangsmåte for sertifisering av hovedkontor

Detaljer
08. september 2011

 

 

 

Målgruppen for hovedkontorkravet er større kjeder og konsern. Kravet forankrer miljøstyringssystemet på hovedkontoret og i hele virksomheten, og avklarer hvilke prosesser og miljøkrav som blir oppfylt av hovedkontoret og ikke av den enkelte underliggende enhet. Hovedhensikten med denne modellen er å få et kvalitativt best mulig utbytte av Miljøfyrtårn i hele virksomheten. Innledningsvis skal hovedkonsulent / virksomhet kontakte Miljøfyrtårn for å drøfte organisering og gjennomføring i konsernet. Formell godkjenning fra Stiftelsen Miljøfyrtårn av hovedkontormodellen i virksomheten, samt forhåndsgodkjenning av konsulentrapporten, er forutsetninger for å gjennomføre hovedkontormodellen. Kontakt Stiftelsen Miljøfyrtårn i god tid før prosessen går i gang.

 

I bransjekravene er krav merket med HK betegnelse for de krav som kan oppfylles av hovedkontoret. Merknaden finnes i rubrikken ved siden av krav-ID når man klikker seg inn på det enkelte krav. Merknaden må ikke forveksles med kategorien “hovedkrav/tilleggskrav” som benyttes i oversikten over bransjekrav.

 

Å jobbe med hovedkontorkravet i større virksomheter krever at konsulenter og sertifisører har spisskompetanse og erfaring. Stiftelsen Miljøfyrtårn vil derfor stille spesielle krav til konsulenter og sertifisører som jobber med hovedkontorkravet. Kjeden / virksomheten tilknytter seg en godkjent hovedkonsulent og godkjent hovedsertifisør.

 

Hovedsertifisøren får myndighet til å avklare hvilke bransjekrav som blir oppfylt på hovedkontoret basert på krav som er merket med HK.

 

 

 

Ønskede effektiviseringsgevinster

 

  • Bruk av hovedsertifisør skal gi kunden en merverdi ved at vedkommende skal bidra til mindre variasjon i skjønn og til en sømløs gjennomføring av sertifiseringsprosessene. Modellen gir også muligheter for uttak av en rasjonaliseringsgevinst ved resertifiseringer gjennom et opplegg med differensiert sertifisering av underliggende enheter. Denne modellen er under bearbeidelse.
  • Bedre grunnlag for underliggende enheter.
  • Bedre forankring i organisasjonen.
  • Mer rasjonell resertifisering.

 

 

 

 

Forutsetninger

 

  • Kommunen der virksomhetens hovedkontor er lokalisert må ha fattet vedtak om medlemskap og løst lisens i Stiftelsen Miljøfyrtårn.
  • Kommuner der underliggende enheter er lokalisert i må også ha vedtak og lisens. Alternativt kan fylkeskommunen ivareta sertifiseringsmyndigheten. Sertifiseringsmyndighet kan unntaksvis, og etter godkjenning fra Stiftelsen Miljøfyrtårn, utøves av nabokommune eller annet sertifiseringsorgan (firma godkjent av Stiftelsen Miljøfyrtårn).
  • Modellen forutsetter at det er et hovedkontor der sertifiseringen forankres og styres fra.
  • Underliggende enheter må ha en enkel og lik drift og alle virksomhetsstedene må anvende samme bransjekrav. Konsernet må ha minimum 6 underliggende enheter.
  • Kjeden / konsernet må ha felles ledelse og HMS-system og ha vedtatt en intensjon om at alle virksomheter skal sertifiseres.

 

 

 

 

Bransjekrav og sertifiseringsmodell

 

Hovedkontorkravet

Innføring av hovedkontorkravet for allerede sertifiserte konserner (.pdf)

 

 

 

 

Organisering

 

Innledningsvis skal hovedkonsulent / virksomhet kontakte Miljøfyrtårn for å drøfte organisering og gjennomføring i konsernet. Erfaring viser at det er viktig å avklare ansvar og roller mellom hovedkonsulent, internkonsulent, virksomhet, hovedsertifisør og lokal sertifisør. Avhengig av størrelse på konsernet og bruk av egne ressurser må man vurdere å bruke internkonsulent(er) i samarbeid med hovedkonsulent.

 

Hovedkontoret skal sertifiseres først, deretter de underliggende enhetene.

 

iconOverordnet beskrivelse av hovedkontor-prosessen

 

Fremgangsmåte - steg for steg

 

Hovedkonsulentens oppgaver:

 

  • Utarbeide en konsulentrapport for sertifisering av hovedkontoret og en for de underliggende enheter.
  • Gå gjennom krav fra de underliggende enheter som er oppfylt av hovedkontoret og føre dette inn i konsulentrapporten for de underliggende enheter.
  • Tilkalle hovedsertifisør for sertifisering av hovedkontoret etter de bransjekrav som gjelder for hovedkontoret.
  • Miljøstatus for underliggende enheter varierer og konsulentrapporten må tilpasses den enkelte enhet. Respektive internkonsulenter må oppdatere den generelle konsulentrapporten slik at detaljer som gjelder spesifikt for vedkommende enhet kommer tydelig fram.


Hovedsertifisørens oppgaver:

 

  • Sertifisere hovedkontoret samt eventuelt virksomhetene som ligger i samme kommune/region som hovedkontoret. Utvikle et sertifiseringsgrunnlag basert på gjennomgang av hovedkontoret og konsulentrapporten i samarbeid med hovedkonsulenten. Sertifiseringsgrunnlaget anvendes av lokale sertifisører, som sertifiserer de resterende underliggende virksomhetene.
  • Hovedsertifisør skal sjekke ut alle forhold og krav som styres av hovedkontoret, og legge opp et sertifiseringsgrunnlag i Miljøfyrtårnportalen som lokale sertifisører skal følge.
  • Hovedsertifisøren kan også sjekke at alle virksomhetsstedene får tildelt lokale sertifisører og være behjelpelig med å løse eventuelle utfordringer. Timebruk må avtales med virksomheten på forhånd.
  • Hovedsertifisøren vil bruke mer tid enn ved en vanlig sertifisering, og er begrenset oppad til ca. 15 timer for å sertifisere hovedkontoret og lage/følge opp sertifiseringsgrunnlaget.

 

Ordningen blir slik for hovedsertifisør:

 

  • Hovedsertifisør sertifiserer hovedkontor og avklarer hvilke bransjekrav som blir oppfylt av hovedkontoret, og dermed er oppfylt for alle underliggende enheter.
  • Hovedsertifisør fyller ut egen rubrikk (hovedsertifisørs merknader) i konsulentrapport og laster opp i Miljøfyrtårnportalen slik at den blir tilgjengelig for lokale sertifisører som skal sertifisere underliggende enheter.
  • Hovedsertifisør bør være forberedt på å være kontaktperson for lokale sertifisører, hvis ikke annet avtales med virksomheten.

 

Hovedsertifisør lager også en instruks til lokale sertifisører eller benytter Miljøfyrtårns fremgangsmåte. Denne instruksen lastes opp under konsernets dokumenter med navn og “instruks til lokal sertifisør”, og blir dermed tilgjengelig for alle lokale sertifisører.

 

Internkonsulentens oppgaver (der hvor man benytter internkonsulent):

 

  • Bistå den underliggende enhet i å oppfylle bransjekravene. Benytter konsulentrapporten som er utarbeidet av hovedkonsulent og hovedsertifisør(denne skal allerede være lastet opp i Miljøfyrtårnportalen).
  • I god tid før den underliggende enheten er klar for sertifisering varsles kommunen som tildeler sertifisør.
  • Laste opp endelig konsulentrapport og setter status i Miljøfyrtårnportalen til Klar.
  • Miljøstatus for underliggende enheter varierer og konsulentrapporten må tilpasses den enkelte enhet. Respektive internkonsulenter må oppdatere den generelle konsulentrapporten slik at detaljer som gjelder spesifikt for vedkommende enhet kommer tydelig fram.

 

Lokal sertifisørs oppgaver:

 

  • Lokal sertifisør leser konsulentrapport med merknader fra hovedsertifisør og finner slik ut hvilke krav som skal oppfylles av den lokale virksomheten.
  • Lokal sertifisør tar stikkprøver av hovedkontorkrav og verifiserer resterende bransjekrav på vanlig måte.
  • Lokal sertifisør bruker konsulentrapporten (med merknader fra hovedsertifisør) som sertifisørrapport.  Dette gjøres ved at konsulentrapporten lastes ned, lagres lokalt, fylles ut og lastes opp igjen som sertifisørrapport.
  • Lokal sertifisør laster opp godkjenningsbrev i Miljøfyrtårnportalen og bestiller sertifikat på vanlig måte.
  • Dersom avklart med Miljøfyrtårn kan sertifisørrapporten også benyttes som godkjenningsbrev. Lukking av avvik må da være klart merket.


Det er i utgangspunktet en forutsetning at det blir benyttet lokale sertifisører til underliggende enheter. Om det mot formodning ikke er kapasitet, kan man hente inn sertifisør utenfra, men dette skal være avklart med kommunen der sertifiseringen finner sted.

 

 

 

 

Bruk av maler

 

Hovedkonsulent lager 2 konsulentrapporter, en for sertifisering av selve hovedkontoret og en annen som sertifiseringsgrunnlag for underliggende enheter. Hovedsertifisør sertifiserer hovedkontoret og merker av relevante krav i underliggende enheter som er oppfylt av hovedkontoret. Hovedsertifisør kan også skrive merknader til lokal sertifisør i rubrikken for de krav som kun gjelder underliggende enheter. Dette gjør hovedsertifisør i kolonnen hovedsertifisørs merknader.

 

Stiftelsen Miljøfyrtårn har autoriserte maler for hovedkontorsertifisering. Eventuelle andre maler virksomheten ønsker å benytte skal godkjennes av Stiftelsen Miljøfyrtårn.

 

Eventuelle selvdefinerte krav vil ikke inngå som en del av sertifiseringen og sertifikatet.

 

Dersom noe er uklart eller du har spørsmål vennligst kontakt This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. .

Stiftelsen Miljofyrtarn ©2012